システム刷新より先に決めるべきこととは
「現在のシステムが古くなってきたので刷新したい。」
システム刷新のご相談を受ける際、このようなお話を伺うことがあります。
確かに、
・サポート終了が近い
・保守費用が高い
・操作性が悪い
・システムが複雑化している
といった理由から、システム刷新が必要になることは少なくありません。
しかし、私はシステム刷新の議論が始まった際に、まず確認したいことがあります。
それは、「システム刷新によって何を実現したいのか」が明確になっているかどうかです。
なぜなら、多くの企業がシステム刷新そのものを目的にしてしまうからです。
システム刷新は目的ではない
システム刷新プロジェクトでは、
・どの製品を選ぶか
・クラウドにするか
・どのベンダーに依頼するか
といった議論が先行しがちです。
しかし、本来これらは手段に過ぎません。
重要なのは、「経営として何を実現したいのか」です。
例えば、
・業務を標準化したい
・グループ会社で情報を共有したい
・在庫を削減したい
・利益管理を高度化したい
・属人化を解消したい
など、企業によって目指す姿は異なります。
この目的が曖昧なままでは、どれだけ優れたシステムを導入しても期待した成果は得られません。
先に決めるべきは「目指す業務の姿」
システム刷新の前に決めるべきことは、「どのような業務を実現したいのか」です。
つまり、To-Be業務です。
例えば、
・拠点ごとに異なる業務を標準化する
・紙やExcel中心の運用を見直す
・データをリアルタイムに共有する
・手作業による集計をなくす
など、目指す業務の姿を明確にします。
このTo-Be業務が決まることで、初めて必要なシステム要件が見えてきます。
システムを変えても業務を変えなければ成果は出ない
システム刷新でよくあるのが、「システムだけが変わり、業務は変わらない」というケースです。
結果として、
・以前と同じ作業を続ける
・Excel管理が残る
・紙運用が残る
といった状態になります。
これでは投資効果は限定的です。
システム刷新によって成果を出すためには、業務そのものを見直す必要があります。
経営課題から考えることが重要
私は、システム刷新の出発点はシステム課題ではなく、経営課題であるべきだと考えています。
例えば、
・利益率を向上させたい
・在庫を削減したい
・生産性を向上させたい
・グループ経営を強化したい
といった経営課題があります。
その課題を解決するために業務改革を行い、その実現手段としてシステムを活用する。
この順番で考えることが重要です。
システム選定は最後でよい
多くの企業では、
システム選定
↓
要件定義
という順番で進めてしまいます。
しかし本来は、
経営課題の整理
↓
目指す業務の姿（To-Be）の整理
↓
要件定義
↓
システム選定
という順番で進めるべきです。
この順番で進めることで、システムありきではなく、業務や経営の視点で意思決定ができるようになります。
まとめ
システム刷新より先に決めるべきことは、「どのような業務を実現したいのか」という目指す姿です。
システムはあくまで手段であり、目的ではありません。
経営課題を整理し、目指す業務の姿を描き、その実現手段としてシステムを活用する。
この順番で考えることで、システム刷新は単なる入れ替えではなく、企業変革の機会になります。
システム刷新を成功させる第一歩は、システムを選ぶことではありません。
目指す姿を明確にすることなのです。
