なぜベンダー任せの要件定義は失敗するのか
「システムのことは詳しくないので、要件定義はベンダーに任せたい。」
システム導入プロジェクトの初期段階で、このようなお話を伺うことがあります。
確かに、システムの専門家はベンダーです。
そのため、ベンダーに要件定義を主導してもらうこと自体は悪いことではありません。
しかし、「要件定義をベンダー任せにすること」と「ベンダーと協力して要件定義を進めること」は全く異なります。
この違いを理解しないままプロジェクトを進めると、後になって大きな問題が発生することがあります。
なぜ、このようなことが起こるのでしょうか。
要件定義とは何を決める工程なのか
要件定義というと、
・どの画面を作るか
・どの帳票を出力するか
・どのシステムと連携するか
を決める工程だと思われがちです。
しかし、本質は違います。
要件定義とは、「どのような業務を実現したいのか」を明確にする工程です。
つまり、システム要件を決める前に、業務要件を決める必要があります。
原因① 業務を最も知っているのはユーザー企業だから
ベンダーはシステムの専門家です。
一方で、日々の業務を最も理解しているのはユーザー企業です。
例えば、
・なぜその手順になっているのか
・どこに課題があるのか
・どの業務を改善したいのか
・何を重視しているのか
といったことは、ユーザー企業しか判断できません。
ベンダーがどれだけ優秀であっても、業務の背景や経営判断まで完全に理解することはできません。
そのため、業務の方向性を決める役割は、ユーザー企業が担う必要があります。
原因② 現状業務の延長線になりやすい
ベンダー任せの要件定義では、「今の業務をどうシステム化するか」という議論になりがちです。
その結果、
・紙を電子化しただけ
・Excelをシステム化しただけ
・現状業務をそのまま再現しただけ
という状態になります。
本来DXやERP導入で目指すべきなのは、「業務をどう変えるか」です。
要件定義の段階で業務改革の視点が欠けると、大きな投資をしても効果は限定的になります。
原因③ 後から要望が増える
要件定義への参加が不十分だと、プロジェクトが進んでから、「実はこの機能も必要だった」、「この業務が考慮されていない」という話が出てきます。
その結果、
・追加開発
・スケジュール遅延
・コスト増加
につながることがあります。
要件定義は、後工程の品質やコストを大きく左右する重要な工程です。
だからこそ、ユーザー企業自身が主体的に関与する必要があります。
ベンダーとユーザー企業の役割分担
私は、要件定義において最も重要なのは役割分担だと考えています。
ユーザー企業は、
・経営課題
・業務課題
・目指す業務の姿
を明確にする。
ベンダーは、
・システム化の方法
・実現手段
・技術的な制約
を整理する。
それぞれの専門性を持ち寄りながら進めることで、より良い要件定義になります。
どちらか一方に任せるのではなく、協力して作り上げることが重要です。
まとめ
ベンダー任せの要件定義が失敗する理由は、ベンダーの能力不足ではありません。
本来ユーザー企業が担うべき役割まで、ベンダーに委ねてしまうことにあります。
要件定義の本質は、システムを決めることではなく、実現したい業務を明確にすることです。
業務の方向性を決めるのはユーザー企業。
その実現方法を考えるのがベンダー。
この役割分担ができて初めて、要件定義は成功に近づきます。
要件定義はベンダーに任せるものではありません。
ベンダーとユーザー企業が一緒になって作り上げるものなのです。
