業務フローを書かずにシステムを選んではいけない理由
「まずはシステムを比較検討したい。」
システム刷新やERP導入のご相談を受ける際、このようなお話を伺うことがあります。
確かに、どのシステムを選ぶかは重要なテーマです。
しかし、その前に確認したいことがあります。
それは、「現在の業務が整理されているか」ということです。
業務の整理が不十分なままシステム選定を進めると、導入後に様々な問題が発生する可能性があります。
なぜ、業務フローを書かずにシステムを選んではいけないのでしょうか。
業務フローとは何か
業務フローとは、業務の流れを見える化したものです。
例えば、
・誰が
・何を
・どの順番で
・どのシステムを使って
・どの帳票を作成しているのか
を整理したものです。
普段行っている業務は、担当者の頭の中にあることが少なくありません。
しかし、システム導入を進めるためには、その業務を客観的に見える化する必要があります。
原因① 現状業務を正しく理解できない
業務フローがない状態では、「業務を理解しているつもり」になりがちです。
しかし、実際に業務フローを書いてみると、
・部署ごとに認識が違う
・例外処理が整理されていない
・属人的な運用が残っている
といったことがよくあります。
現状業務を正しく理解できていなければ、適切なシステム選定を行うことはできません。
原因② システム要件が曖昧になる
業務フローがないまま要件定義を進めると、「何を実現したいのか」が曖昧になります。
その結果、
・必要な機能が漏れる
・不要な機能を要求する
・ベンダーごとに解釈が変わる
といった問題が発生します。
システム選定の精度は、業務理解の深さによって大きく左右されます。
原因③ 現状業務の延長線で考えてしまう
業務フローを書く目的は、現状を整理することだけではありません。
改善の余地を見つけることにもあります。
例えば、
・二重入力が発生している
・承認が多すぎる
・紙運用が残っている
・情報連携が手作業になっている
といった課題は、業務フローを整理することで初めて見えてきます。
業務フローを書かないままシステム選定を行うと、「今のやり方をそのままシステム化する」ことになりがちです。
これでは大きな改善効果は期待できません。
システム選定の前に考えるべきこと
本来は、
業務整理
↓
業務改善
↓
要件定義
↓
システム選定
という順番で進めるべきです。
ところが、多くの企業では、
システム選定
↓
要件定義
という順番になっています。
これでは、システムありきの議論になり、本当に必要な業務改革が置き去りになってしまいます。
業務フローは関係者の共通言語になる
システム導入には、
・経営層
・現場部門
・情報システム部門
・ベンダー
など、多くの関係者が参加します。
それぞれ立場や考え方が異なるため、言葉だけでは認識が揃わないことがあります。
業務フローは、関係者全員が同じ業務を理解するための共通言語になります。
そのため、プロジェクトの初期段階で作成する価値があるのです。
まとめ
業務フローを書かずにシステムを選定すると、
・現状業務の理解不足
・要件の曖昧化
・改善機会の見落とし
につながる可能性があります。
システム導入の目的は、システムを入れることではありません。
業務を改善し、経営成果につなげることです。
そのためには、まず業務を見える化し、現状を正しく理解することが重要です。
業務フローは単なる資料ではありません。
より良い業務とシステムを実現するための出発点なのです。
